第一章 总则
第一条 为进一步规范学校协同办公系统（以下简称OA系统）办公流程，提高工作效率，提升管理水平，结合学校工作实际，制定本办法。
第二条 我校协同办公系统采用统一管理、专人负责、实名注册、依规使用、及时高效、确保安全的使用原则。
第三条 OA系统包括公文处理、协同工作、会议安排、表单应用、通知公告、移动办公、消息和短信提醒等功能模块，是学校实现办公自动化的基础平台。
第二章 系统管理
第四条 学校办公室是OA系统使用的主管单位，安排专人作为业务管理员，负责系统日常业务的指导、管理与监督。
第五条 信息化建设领导小组办公室负责技术支持和系统维护，安排专人作为系统管理员，负责保障系统正常运行和技术支持与维护，定期备份数据。
第六条 档案馆按照电子档案管理的有关规定，负责OA系统电子文档归档流程、标准、规范的制定。
第七条 学校各单位分管领导要高度重视办公自动化系统的使用和管理，并指定专人负责信息发布、公文收发、表单应用、日常管理、资料收发、人员培训及归档等工作。
第三章 账户管理
第八条 学校在职教职工（统称用户）在OA系统中分配唯一实名制账户，账户名称与工号保持一致。
第九条 用户的公文处理权限由学校办公室根据岗位职责分配，并根据岗位变动作相应调整。
第十条 用户应妥善保管本人账户信息，使用过程中要确保信息安全，因操作不当而引起的后果，由用户本人承担。
第四章 业务办理
第十一条 OA系统中的电子公文与纸质公文具有同等效力。
第十二条 上级和非隶属单位来文统一由学校办公室机要室收文并扫描进行数字化处理，启动该文办理流程。
第十三条 需采用纸质文件形式向校外单位报送相关材料时，需先通过OA系统办理，完成后按规定报送。
第十四条 为保证工作的时效性，用户应及时处理相关业务，经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜，不能以未获取办公信息的任何理由延误工作。
第十五条 因受条件限制无法进行业务处理，应提前委托他人，代理人应履行一切义务，并负有相应责任。
第五章 使用规范
第十六条 OA系统所涉及的各种文档格式和行文规则等须按照现有相关文字材料工作规定执行。
第十七条 OA系统中电子签章的管理和使用，须严格遵循《西北师范大学印章管理办法》。
第十八条 用户对本人发布的文档资料的正确性、完整性、保密性和发布范围负责；涉密公文及有关资料不得通过OA系统办理，如违反规定，依据相关法律法规及学校有关规定进行责任追究。
第十九条 用户应遵守国家相关法律法规和校纪校规，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人合法利益的活动，不得在系统上发布非法、涉密、有碍社会治安及与工作无关的信息，不得运行危害系统安全的程序和数据。情节较轻者，将采取账户限制、冻结等措施；情节较重者，按相关规定处理。
第六章 应急处理及安全
第二十条 当OA系统出现故障，学校办公室和信息化建设领导小组办公室应及时查明原因，排除故障；无法及时排除时，可暂时以其它方式保障正常办公，待系统恢复正常后，补充办理相应流程。
第二十一条 OA系统管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止系统数据丢失或被非法使用，确保系统安全。
第七章 附 则
第二十二条 学校各部门、各单位及工作人员，应充分认识办公自动化系统工作的重要性，认真履行自己的职责，积极配合学校办公自动化工作的进行，积极参加学校组织的系统操作培训，并按照学校规定的办公流程进行操作，努力适应办公自动化对办公人员提出的要求。
第二十三条 校内信息门户、教务、科研、人事、学工等其他系统信息发布与交流参照本办法相关条款执行。
第二十四条 本办法自印发之日起执行。
第二十五条 本办法由学校办公室和信息化建设领导小组办公室负责解释。